事前準備が成否を分ける!Webサイトの企画打ち合わせやインタビュー取材の準備事項について

Web制作のお引き合いをくださったお客様に、サイトの企画やライティングのためのインタビュー取材の時間を頂きますが、その頂いた貴重な時間が有意義なものとなるかどうか、その打ち合わせで得た情報をもとに成果の上がるウェブサイトを作ることができるか否かは、事前準備にかかっています。

自分自身、事前準備が十分に出来ているとかというと自信がありませんが、私が行なっていることについて書きたいと思います。

1、クライアント情報の確認

当たり前のことではありますが、クライアントがどのようなビジネスを行なっているかを頭にいれておく必要があります。

・沿革、社員数、支店、店舗数
・代表者情報

といった基本的な情報は、既にWebサイトをお持ちのクライアントの場合はサイトを確認します。
クライアントがWebサイトをお持ちではない場合は、求人サイト等に上記の情報が掲載されていることがあるので、そちらをチェックします。

沿革、社員数

いつ、どのような経緯で誕生した会社であるかを知っておくことはとても大事です。
今、異なる商品やサービスを提供していたとしても、創業時に手がけていらっしゃったことがその会社のバックボーンとなっていることも多いです。

また、沿革を眺めることは、その企業のこれまでの歩みをイメージすることに役立ちます。

「ここで分野の異なるサービスを始めたのはなぜだろう?」
「工場を新設。すごいなあ。どの商品を作るためだろう?」
「社長が交代されたんだ。新社長は、どんな思いでお引き受けされたのだろう?」

このように、「〜だろう?」と思ったことをメモしていきます。

社員数や支店、店舗数もきちんと確認しておき、その社員数や支店、店舗数に至るまでの経緯を打ち合わせやインタビューの当日に質問できるようにしておきます。

代表者様の情報

クライアント情報の中でも私が重視するのは、代表者様の情報。
企業規模の大小を問わず、企業のトップの在り様と会社の在り様は密接にリンクしているので、クライアントを知るための重要な情報として、代表者様情報の収集を行います。

代表者の方がブログやSNSで積極的に発信をしていればそれらを読み込みます。
また、そうでない場合であっても、代表者のお名前で検索を行えば、過去のインタビュー記事、新聞に掲載された情報、商工会の会報の内容などがヒットするので、それらを確認します。

この作業を行うことで、そのクライアントの考え方、人となりのようなもののイメージが湧いてきます。
(※代表者様が会社のすべてということではありませんが、代表者様から見えてくる情報は大きいと思っています)

2、事業内容、取扱商品・サービスや業界情報、競合企業情報の確認

事業内容、取扱商品・製品・サービス

次に、どのような事業内容で、どのような取扱商品・製品・サービスを提供しているか、クライアントが既にWebサイトをお持ちの場合はHPを隅々まで確認します。
分からない用語などもメモしておきます。

競合企業情報、業界情報

クライアントの事業が属する業界がどういった業界であるかを確認します。
製造業(といっても幅広いので、その中で特に◯◯を作っている業界など)、商社、飲食業・・様々な業界がありますが、その業界の一般的な特徴を抑えておきます。

また、クライアントのことだけでなく、類似の事業内容の企業のWebサイトも確認しておき、共通点や相違点を確認しておきます。
クライアントとの打ち合わせにおいて、そのクライアントの強みとして発信したいことが、競合企業との比較優位点となり得るかをすり合わせるために重要な情報となります。

サラッと書きましたが、事業内容や業界特徴の理解はとても難しく、いつも苦戦しています。
自分自身がクライアントと同業種で働いた経験があればピンときやすいのですが、ほとんどはクライアントとのお引き合いを機に知る情報となるためです。
常日頃から、色々なことに興味関心を持ってアンテナをはっておくことが大事ですね。

3、質問する項目の準備、ヒアリングシートの活用

ウエブルでは、企画打ち合わせやインタビュー時によく行う質問項目を汎用的なヒアリングシートの形式でまとめてあります。
これを活用することで、基本的な質問内容の抜け漏れを防ぐことができます。

ヒアリングシートに挙げられている汎用的な質問にプラスα、上記1、2に記載の情報収集をした内容も織り込んで、打ち合わせやインタビューを行います。

ヒアリングシートや、インタビュー時の質問項目は、クライアントにあからじめお渡ししておくと良いです。
クライアント側も「こんなことを話そうかな」と心の準備ができます。

以上、Webサイトの企画やインタビュー取材時に共通する事前準備について記載しました。

自身の振り返りとしては、事前準備をしっかり行うことができた場合は、当日不安なくクライアントとやりとりをすることができていますが、事前準備が甘かった場合は、打ち合わせ後に後追いで調査する事項が増えたり、クライアントに改めて時間を頂いて不明点を教えていただくなどのご迷惑をおかけしてしまったこともあります。

主にネットによる調査のため、事前に準備できることには限りもありますが、
「準備万端!出来る準備はしっかりしたのだから、分からないことはクライアントにどんどん聞いて教えていただこう」
と思えるような事前準備を行っていきたいと思います。

また、繰り返しになりますが、常日頃の情報収集、他業種(私の場合はWebやシステム関連以外の業種)への興味関心を広げることで、引き出しを多く持てるように努めていこうと思います。

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